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物流公司往來帳項管理規(guī)定
一、主題內(nèi)容和適用范圍
本規(guī)定對公司往來帳項的核算、核對、帳齡分析、呆死帳確認、帳務(wù)清理程序等內(nèi)容進行規(guī)范，明確了往來帳項的管理責(zé)任。使用于公司往來帳項的管理。
二、個人借款管理辦法
1、借款項目
個人借款按借款用途可以分為差旅費借款、代墊貨運借款、辦公費用借款、拖車費用借款、其他借款。
2、借款審批程序
?。?）借款審批流程見《費用報銷管理規(guī)定》
（2）公司各部門工作人員因公出差借款，根據(jù)出差天數(shù)，可予以借差旅費，根據(jù)出差天數(shù)一般每人每天不超過150元，乘車費或機票單獨計算追加。
?。?）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員需要支付、其他費用或購買物品時，原則上應(yīng)先取得有效報銷發(fā)票，或根據(jù)合同、協(xié)議、委托費用審批單等辦理付款手續(xù)。特殊情況需提前預(yù)借資金時，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員要填寫申請單，注明借款事由、借款金額。經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理、批準后，方可借款。
?。?）公司嚴禁辦理個人生活性借款。
3、個人借款的歸還和清欠考核
（1）借款必須于業(yè)務(wù)發(fā)生后或出差返回后的5日內(nèi)報銷，超時未報銷未還款時，由財務(wù)人員將其全部當(dāng)月工資扣發(fā)用來抵還借款，同時開出還款收據(jù)交于借款人，并對欠款人罰款50-500元。
（2） 遺留借款較大且不能一次還清的，由借款人做出計劃，分期還款，但最長不得超過6個月。超過6個月的，由財務(wù)人員每月將其全部當(dāng)月工資扣發(fā)抵還借款，同時開出還款收據(jù)交于借款人。
（3）其他借款最長還款期限為30天，超過30天的又無特殊原因不清還的，由財務(wù)人員將其全部當(dāng)月工資扣發(fā)抵還借款，同時開出還款收據(jù)交于借款人，并對借款人罰款50-500元。
（4）跨越帳面有借款，無特殊原因不清還而財務(wù)不予扣款的，每一人次扣財務(wù)負責(zé)人和往來帳管理人員50元。
三、應(yīng)收帳款的核算
1、應(yīng)收帳款核算內(nèi)容
應(yīng)收賬款是指公司在經(jīng)營過程中，因銷售商品、運輸勞務(wù)和其他往來形成的尚未收到的各種款項。公司采用物流管理系統(tǒng)作輔助帳套，以登記客戶應(yīng)收明細帳，財務(wù)用友套系統(tǒng)登記總帳進行管理核算。
2、客戶信息收集管理
（1）凡與本公司發(fā)生業(yè)務(wù)次數(shù)在兩次以上，且單次交易額在1萬元以上的，均在客戶資料收集范圍內(nèi)。
?。?）客戶資料的收集包括：《運輸合同》或《銷售合同》；《委托書》；《營業(yè)執(zhí)照》；《稅務(wù)登記證》等復(fù)印件；如是個體委托運輸或購貨的，則需委托人的身份證復(fù)印件；如需我司開增值稅發(fā)票的，如需再提供客戶的一般納稅人資格及開票資料（開票單位名稱、納稅識別號、開戶行、賬號、單位地址、電話等）。
?。?）特別規(guī)定，合同應(yīng)收金額在10萬以上，合作期在1個月以上的合同，需經(jīng)部門經(jīng)理-財務(wù)總監(jiān)-總經(jīng)理審批備案；經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的客戶合同資料由該業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)收集，并遞交商務(wù)會計保管備案；業(yè)務(wù)經(jīng)辦人定期對該客戶的付款信用定期跟蹤，定期向部門經(jīng)理匯報。
3、應(yīng)收帳款單據(jù)傳遞和核算要求
（1）公司發(fā)生應(yīng)收賬款，在物流管理系統(tǒng)，業(yè)務(wù)負責(zé)人填制的委托書和費用清單，并負責(zé)錄入物流管理系統(tǒng)，商務(wù)會計審核后形成公司應(yīng)收賬款。對于需要開票客戶，由商務(wù)負責(zé)審核并做開票申請書，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核后，由開票員負責(zé)開票，財務(wù)會計憑發(fā)票登記匯總，并在對應(yīng)的相關(guān)帳套入賬。
?。?）應(yīng)收賬款沖銷流程：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人收到客戶付款電話通知或付款憑證傳真通知時，*9時間通知出納查款，出納收到款后，通知該業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，同時開具收款收據(jù)，交商務(wù)會計，商務(wù)會計憑收款收據(jù)及業(yè)務(wù)負責(zé)人提供的運編號，在物流管理系統(tǒng)沖消該客戶應(yīng)收賬款。屬開票客戶的，財務(wù)會計按會計科目核算要求，同時在稅務(wù)核算系統(tǒng)沖銷其應(yīng)收賬款。
?。?）公司應(yīng)收帳款必須對應(yīng)應(yīng)收客戶掛帳，收取貨款或運費款，必須嚴格按掛帳客戶名稱沖銷。對要求開票客戶，必須按對應(yīng)客戶掛帳款開發(fā)票，不得使用A家掛帳款開B家發(fā)票，造成虛開發(fā)票，使往來帳項清理不了或造成掛帳款混亂。
4、應(yīng)收賬款的監(jiān)控
（1）一次性的非月結(jié)現(xiàn)款現(xiàn)貨客戶產(chǎn)生的應(yīng)收賬款，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)于本月催收，商務(wù)會計負責(zé)監(jiān)督落實，并及時通知業(yè)務(wù)專管人該客戶回款情況。
（2）對簽有合同屬月結(jié)客戶的應(yīng)收賬款，每月終了，由商務(wù)會計負責(zé)在物流管理系統(tǒng)核對，檢查本月委托書及費用清單是否入賬完備，物流管理系統(tǒng)核對準確后，于次月的10日前出具應(yīng)收賬款余額表和帳齡分析表，提交給財務(wù)總監(jiān)、部門經(jīng)理和總經(jīng)理。每月15日前出具對帳單，與客戶對帳，并把對帳情況提交業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)向客戶催收款。
?。?）對超帳期2個月以上應(yīng)收賬款，經(jīng)多次催收仍不能收回的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人和商務(wù)會計必須重點跟蹤，并及時向部門（總監(jiān)）經(jīng)理及總經(jīng)理匯報，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)研究采取措施，擬定催款方案。
?。?）公司應(yīng)收帳款若出現(xiàn)呆死帳要及時清理，因管理不善造成損失的，要追究業(yè)務(wù)負責(zé)人的責(zé)任。
5、應(yīng)收賬款的交接
?。?） 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人崗位調(diào)換、離職，必須對本人經(jīng)手的應(yīng)收賬款進行交接，交接未完的，不得離崗，交接不清的，責(zé)任由移交人負責(zé)，交接清楚后，責(zé)任由接替人負責(zé)。
?。?）凡離職的，必須在30日內(nèi)向公司提出申請，批準后辦理交接手續(xù)，未辦理交接手續(xù)自行離職者其工資不予發(fā)放，由此給公司造成損失的，將依法追究起法律責(zé)任。
（3）業(yè)務(wù)專管人提出離職后，必須把經(jīng)手的應(yīng)收賬款全部收回，特殊原因不能收回的，必須取得客戶蓋章確認的對帳單，否則不予辦理離職。
（4）接替人對客戶確認蓋章的對帳單必須在一個月內(nèi)逐一核實，無異議的帳款單由接交人負責(zé)接手清收。
?。?）《離職移交單》一式三份，移交人、接交人、部門經(jīng)理簽字后各留存一份。
四、應(yīng)付款項的核算
1、核算內(nèi)容
應(yīng)付賬款的核算公司因購買商品或接受勞務(wù)等而應(yīng)付給供應(yīng)單位的款項。公司采用物流管理系統(tǒng)作輔助帳套，登記客戶應(yīng)付明細帳，財務(wù)用友帳套系統(tǒng)登記總帳進行管理核算。
2、 應(yīng)付帳款的核算管理
（1）客戶信息收集管理：凡與本公司發(fā)生業(yè)務(wù)次數(shù)在兩次以上，且單次交易額在1萬元以上的，均在客戶資料收集范圍內(nèi)；特別規(guī)定，合同應(yīng)付金額在10萬以上，合作期在1個月以上的合同，需經(jīng)部門經(jīng)理-財務(wù)總監(jiān)-總經(jīng)理審批備案；經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的客戶合同資料由該業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)收集，遞交商務(wù)會計保管備案。
?。?）為了降低公司稅務(wù)風(fēng)險，減少公司經(jīng)營壓力，要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對應(yīng)付賬款往來單位業(yè)務(wù)初起商談簽合同時，要求對方開具發(fā)票，我公司憑票付款。
?。?）業(yè)務(wù)、操作、物流部發(fā)生應(yīng)付往來單位的貨運費、拖車費等時，必須填制托運費用清單，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人或物流部指定的調(diào)度員錄入物流管理系統(tǒng)，要求業(yè)務(wù)錄單員必須在兩日內(nèi)錄入物流管理核算系統(tǒng)，商務(wù)會計在當(dāng)天審核完畢，形成應(yīng)付賬款。
?。?）商務(wù)會計憑合同約定，認真核對應(yīng)付費用清單的準確性和真實性，經(jīng)與對方核對準確無誤后，出具雙方簽字蓋章的對帳單，按應(yīng)付賬款單位的緊急情況先后提交付款通知書，付款審批流程見《公司日常費用報銷管理規(guī)定》
?。?）出納憑完備的付款通知書付款，同時出具現(xiàn)金支出單（或銀行轉(zhuǎn)帳匯款單）交商務(wù)會計，商務(wù)會計憑支出單在物流管理核算系統(tǒng)核銷該單位的的應(yīng)付賬款。
?。?）每月終了，商務(wù)會計必須在輔助管理系統(tǒng)核對，檢查本月委托書費用清單是否入賬完備，由商務(wù)會計在次月的10日前出具應(yīng)付賬款余額表，提交給財務(wù)總監(jiān)、部門經(jīng)理和總經(jīng)理。
?。?）一般
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