廣元會(huì)計(jì)繼續(xù)教育網(wǎng)：Excel技巧-解決常見(jiàn)的排序故障

高頓網(wǎng)校友情提示，*7廣元會(huì)計(jì)繼續(xù)教育網(wǎng)上總結(jié)信息Excel技巧-解決常見(jiàn)的排序故障等內(nèi)容公布如下：
　　130-1 沒(méi)有正確選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，而自動(dòng)選擇的區(qū)域中包含有空格
　　如果需要排序的數(shù)據(jù)區(qū)域不是標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)列表，并且包含空格，那么若在排序前沒(méi)有手工先選定整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域，而是只選定數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格，排序結(jié)果將很可能不正確。因?yàn)樵谶@種情況下，Excel并不總是能為用戶自動(dòng)選擇正確的數(shù)據(jù)區(qū)域
　　130-2 內(nèi)存不足的情況
　　Excel是一款桌面型的電子表格軟件，當(dāng)處理過(guò)于龐大的數(shù)據(jù)量時(shí)，其性能會(huì)低于專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，并完全依賴于電腦的硬件配置。因此，當(dāng)排序或篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域過(guò)大時(shí)，Excel可能會(huì)提示用戶“內(nèi)存不足”。此時(shí)，可以采用以下的解決方法。
　　1．增加電腦的物理內(nèi)存。
　　2．優(yōu)化電腦的性能，如關(guān)閉暫時(shí)不需要的其他程序，清理系統(tǒng)分區(qū)以保留足夠剩余空間，刪除Windows臨時(shí)文件等。
　　3．減小排序的數(shù)據(jù)區(qū)域。
　　130-3 數(shù)據(jù)區(qū)域中包含有格式化為文本的數(shù)字
　　當(dāng)數(shù)據(jù)區(qū)域中包含有格式化為文本的數(shù)字時(shí)，排序結(jié)果將會(huì)錯(cuò)誤。在如圖130-1所示的表格中，A5∶A10是文本型數(shù)字，此時(shí)按編號(hào)進(jìn)行排序，則較小的編號(hào)可能會(huì)排到較大的編號(hào)后面去。
　　圖130-1 排序錯(cuò)誤的表格
　　要想使排序結(jié)果正確，必須先將文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值型數(shù)字，方法如下。
　　單擊工作表中任意空單元格，按組合鍵。
　　選定A5:A10，單擊菜單“編輯”→“選擇性粘貼”。
　　在“選擇性粘貼”對(duì)話框中，選擇“加”項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。
　　130-4 Excel提示“不同的單元格格式太多”
　　如果用戶工作簿中存在著4000種以上的單元格格式組合，那么在執(zhí)行許多命令時(shí)（包括排序），Excel都會(huì)提示“不同的單元格格式太多”。
　　這里所談到的單元格格式組合，指工作簿中任意單元格，如果所設(shè)置的單元格格式與其他單元格有任何細(xì)微的差別，即成為一種單元格格式組合。比如，有兩個(gè)單元格，都設(shè)置單元格格式為紅色宋體12號(hào)字，如果其中一個(gè)單元格的數(shù)字格式使用2位小數(shù)，而另一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)格式不使用小數(shù)，則兩個(gè)單元格各使用一種單元格格式組合。
　　在一般情況下，4000種的上限足夠用戶設(shè)置數(shù)據(jù)區(qū)域，但如果某個(gè)工作簿文件經(jīng)過(guò)多人之手，長(zhǎng)年累月使用，并且有很多內(nèi)容是從別的文件中Copy而來(lái)，也可能最終導(dǎo)致超出限制。
　　解決的方法是簡(jiǎn)化工作簿的格式，使用統(tǒng)一的字體、圖案與數(shù)字格式。有關(guān)此問(wèn)題的詳細(xì)說(shuō)明。
　　130-5 排序區(qū)域包含合并單元格
　　如果在排序的時(shí)候，Excel提示“此操作要求合并單元格都具有相同大小”，則說(shuō)明數(shù)據(jù)區(qū)域中包含合并單元格，并且合并單元格的大小各不相同。例如圖130-2所示的表格，A列的數(shù)據(jù)是由合并單元格組成，而B(niǎo)列和C列都沒(méi)有合并單元格。此時(shí)如果對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域的排序操作將無(wú)法進(jìn)行。
　　圖130-2 包含合并單元格的數(shù)據(jù)區(qū)域
　　而在如圖130-3所示的表格中，同行次的合并單元格的大小完全相同，因此可以正常排序。
　　圖130-3 合并單元格大小相同的數(shù)據(jù)區(qū)域
　　對(duì)于圖130-2所示的表格，需要用戶取消合并所有已合并的單元格，然后才能排序。