會計從業(yè)
　　第二節(jié)賬務處理模塊基本操作
　　賬務處理是指從審核原始憑證、編制記賬憑證開始，通過記賬、對賬、結賬等一系列會計處理，到編制出會計報表的過程。賬務處理模塊是會計信息系統(tǒng)的核心和基礎，通過此模塊可進行系統(tǒng)初始化、日常賬務處理、結賬和編制會計報表等工作。
 
　　一、系統(tǒng)初始化
　　系統(tǒng)初始化是指會計電算化系統(tǒng)在初次使用時，根據(jù)單位的實際情況進行參數(shù)設置的過程，將通用會計核算軟件轉變成專用會計核算軟件。系統(tǒng)初始化是整個會計電算化工作的基礎。系統(tǒng)初始化工作的好壞，直接影響到會計電算化工作的效果。系統(tǒng)初始化主要包括以下內容。
 
　　(一)系統(tǒng)管理
　　系統(tǒng)管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統(tǒng)進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護。具體包括賬套管理、年度賬管理、操作員管理。
　　1．啟動和注冊系統(tǒng)管理
　　系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員(Admin)的身份，二是以賬套主管的身份。
　　系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入后，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和賬套主管，設置和修改操作員的密碼及其權限等。
　　賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬進行管理(包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結轉、所選賬套的數(shù)據(jù)備份)，以及該賬套操作員權限的設置等。
 
　　2．設置操作員
　　操作員是指有權登錄系統(tǒng)并對系統(tǒng)進行操作的人員。凡是允許操作會計電算化系統(tǒng)的會計人員均應首先設置為系統(tǒng)用戶，成為系統(tǒng)的合法使用者，然后按照內部控制制度對崗位分工的要求，賦予不同用戶相應的權限。每次注冊或登錄系統(tǒng)，都要進行操作員身份的合法性檢查，根據(jù)其權限設置限制其所能訪問和操作的功能。只有進行嚴格的操作分工和權限控制，才能避免無權、越權操作的發(fā)生，保證會計資料的安全性、可靠性與保密性。
 
　　3．建立賬套
　　賬套就是一個單位在會計電算化系統(tǒng)中的所有會計資料，即一套會計數(shù)據(jù)文件。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等功能。其中，賬套建立、引入和輸出只能由系統(tǒng)管理員進行，而賬套的修改只能由賬套主管進行。
　　建立賬套，就是指使用財務軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首先，應根據(jù)企業(yè)的具體情況設置基礎參數(shù)，然后，軟件通過這些基礎參數(shù)自動建立一套賬。賬套參數(shù)設置主要包括核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、科目編碼規(guī)則等基礎參數(shù)。
 
　　(1)設置賬套信息。
　　賬套號：用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號*10且必須輸入。
　　賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。一般為使用該賬套的單位名稱，也可以根據(jù)需要命名。
　　賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑，系統(tǒng)有默認路徑，也可以修改。但一般建議使用系統(tǒng)的默認路徑。從安全角度考慮，一般應當在計算機硬盤上建立專門目錄作為數(shù)據(jù)庫路徑，切忌將數(shù)據(jù)庫路徑指定為某個磁盤的根目錄，或者指定到U盤等移動存儲介質上。
　　啟用會計期：新設置賬套被啟用的時間。
　　會計期間：會計期間是指確定會計月份的起始日期和結賬日期。軟件將根據(jù)會計制度規(guī)定按自然年和自然月自動設定好會計期間。單位也可以根據(jù)實際情況自行設定，例如，某單位在每月25日結賬，26日到月底發(fā)生的經濟業(yè)務作為下月的業(yè)務記入下月的賬簿中。會計期間設定完成后，不能再對其進行修改。
 
　　(2)設置單位信息：單位信息用于記錄本單位的基本信息。企業(yè)除定義單位名稱外，還可按照實際情況建立本單位的基本信息資料，如單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件和稅號等。
 
　　(3)確定核算類型：用于記錄本單位的基本核算信息，包括本位幣代碼、本位幣名稱、賬套主管、行業(yè)性質、企業(yè)類型、是否按行業(yè)預置科目等。
　　本位幣代碼：用來輸人新建賬套所用的本位幣的代碼，如“人民幣”的代碼為RMB。記賬本位幣設置后不能更改。
　　本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱，用戶必須輸入。
　　賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，用戶必須選擇輸入。
　　企業(yè)類型：用戶必須選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。如果選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務；如果選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷都能處理。
　　行業(yè)性質：用戶必須選擇輸入，系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質預置科目。
　　是否按行業(yè)預置科目：如果用戶希望預置所屬行業(yè)的標準一級科目，則選中該項。
 
　　(4)確定分類信息：如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較少，可不進行分類核算；如果相對較多，通常要進行分類核算。
 
　　(5)確定編碼方案：為了便于對經濟業(yè)務數(shù)據(jù)進行分級核算、統(tǒng)計和管理，軟件將對會計科目、企業(yè)內的部門等進行編碼。
 
　　(6)設置數(shù)據(jù)精度：數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價等核算精度的不同要求，定義數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價小數(shù)
　　位數(shù)。
 
　　(7)系統(tǒng)啟用：在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入系統(tǒng)管理，根據(jù)需要啟用相應的子系統(tǒng)。
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