非定額備用金是指單位對(duì)非經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門(mén)或工作人員，根據(jù)每次業(yè)務(wù)所需備用金的數(shù)額填制借款憑證，向出納員預(yù)借現(xiàn)金，使用后憑發(fā)票等原始憑證一次性到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)，多退少補(bǔ)，一次結(jié)清，下次再用時(shí)重新辦理領(lǐng)借手續(xù)。報(bào)銷(xiāo)時(shí)財(cái)務(wù)部門(mén)編制轉(zhuǎn)帳憑證，其借方科目與定額備用金報(bào)銷(xiāo)時(shí)相同，其貸方科目則為“其他應(yīng)收款”科目。對(duì)于實(shí)際支出額小于預(yù)借金額的應(yīng)編制現(xiàn)金收款憑證，收回多借的現(xiàn)金;對(duì)于實(shí)際支出大于預(yù)借金額的，編制現(xiàn)金付款憑證，補(bǔ)給經(jīng)辦人員墊付的款項(xiàng)。
例：大圣公司對(duì)行政科采用非定額備用金制度，行政科為購(gòu)買(mǎi)辦公用品預(yù)借備用金1600元，預(yù)借時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：
借：其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600
貸：現(xiàn)金 16O0
行政科購(gòu)買(mǎi)辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗(yàn)收入庫(kù)單到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)，交回多余現(xiàn)金80元，財(cái)務(wù)部門(mén)編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會(huì)計(jì)分錄為：
借：管理費(fèi)用 1520
現(xiàn)金 80
貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600
出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。
如果行政科實(shí)際購(gòu)買(mǎi)辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報(bào)銷(xiāo)時(shí)除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會(huì)計(jì)分錄為：
借：管理費(fèi)用 1780
貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 16O0
現(xiàn)金 180
出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。
