什么是會計電算化

什么是會計電算化？會計電算化是指以電子計算機為主、將當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱。具體而言，它是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及替代部分由人腦完成的對會計信息的分析和判斷的過程。

 

一、會計電算化的產(chǎn)生

會計是以貨幣為主要計量單位，采用專門的方法，對企事業(yè)單位的經(jīng)濟資源與經(jīng)濟活動進行連續(xù)、系統(tǒng)、全面的核算和監(jiān)督，并在此基礎(chǔ)上對經(jīng)濟活動進行分析、預(yù)測、考核和評價的一種管理活動。會計的各項活動都體現(xiàn)為對數(shù)據(jù)和信息的某種作用，彼此構(gòu)成一個有秩序的數(shù)據(jù)處理和信息生成的過程。在漫長的歷史發(fā)展過程中，會計數(shù)據(jù)處理一直由“算盤為代表的手工工具來輔助，這種手工處理方式雖具有良好的適應(yīng)性。但會計人員的勞動強度較高，業(yè)務(wù)處理速度較慢，工作效率較低。

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展與科技的不斷進步，會計的理論體系逐步完善，會計的方法也日益豐富。進入20世紀以來，隨著市場需求的變化和生產(chǎn)經(jīng)營的發(fā)展，社會各方對會計所提供的經(jīng)濟信息，不僅在需求數(shù)量上有了大幅度的增加，而且在時間上和質(zhì)量上都有了更高的要求。會計在經(jīng)濟管理中的作用越來越受到重視，會計數(shù)據(jù)處理的工作量也越來越大，從客觀上產(chǎn)生了改革會計手工處理形式的需要。

二、會計電算化的特點

(1)會計電算化以電子計算機取代人的非創(chuàng)造性腦力勞動，與機器取代人的倒力勞動如出一轍，其顯而易見的特點就是，具有手工會計所望塵莫及的數(shù)據(jù)處理翊度和準確性，這是由計算機固有的特點所決定的。在程序的控制下，計算機可以刃不疲倦地以極高的速度對數(shù)據(jù)進行對人來說純粹是枯燥無味的各種處理，如分類、匯總、計算、傳遞等，只要程序和原始數(shù)據(jù)正確，其結(jié)果必然精確無誤，并且快速及時。

(2)會計電算化以先進的磁帶、磁盤或光盤取代傳統(tǒng)的紙張，作為信息的主要載體，特點是數(shù)據(jù)容量密度極高，大大減少了所占據(jù)的自然空間，保管、攜帶相對方便，數(shù)據(jù)的檢索、傳遞異?？旖荨θ藖碚f，這些先進載體中的信息不如紙載信息直觀，必須以計算機設(shè)備為媒介才能展現(xiàn)在眼前(輸出到屏幕或打印機)；在保管上要采取一些特殊的措施(如防磁、防非法篡改等)；對傳統(tǒng)的審計手段也要更新其技術(shù)方法，以適應(yīng)這一先進的信息存儲形式。以上兩點是形式上的變化特點，下述特點是實質(zhì)性變化。

(3)會計電算化基于工具的變革，與手工會計相比，人的工作側(cè)重點及其工作程序均有較大變化。在手工條件下，人的主要精力放在記賬憑證以后的分類、匯總、登賬、核對、結(jié)賬、計算、報表等周而復(fù)始的瑣碎事務(wù)上。在這過程中，重復(fù)抄錄數(shù)據(jù)和大量的簡單加減計算浪費了大量的人力，同時也是產(chǎn)生錯誤的根源。實際上，整個會計核算過程從記賬憑證生成之后，其處理流程基本上是固定的，記賬憑證可看成是原始的會計數(shù)據(jù)記錄。各賬簿中的數(shù)據(jù)只不過是根據(jù)核算要求從憑證中整理匯集而成。在電算化的條件下，上述會計核算過程，從對記賬憑證的處理直至?xí)媹蟊砩傻恼麄€實質(zhì)性過程均由計算機代勞，無須人的干預(yù)。會計人員的主要工作，一方面放在加強對原始單據(jù)和記賬憑證的整理和審核上，保證其能夠正確無誤地輸入計算機(在與其他電算系統(tǒng)共同運行的情況下，在完成一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的同時即能生成合格的憑證，通過磁盤或聯(lián)網(wǎng)能直接傳遞，亦省卻了人工)；另一方面將把主要精力放在對會計信息的分析、研究上，充分發(fā)揮會計人員的管理職能，利用計算機處理的結(jié)果，對生產(chǎn)進行有效的輔助調(diào)控、計劃和決策，提高經(jīng)濟效益。會計人員從數(shù)據(jù)的奴隸變成數(shù)據(jù)的主宰者。

(4)會計電算化可以使會計循環(huán)程序統(tǒng)一，避免了各單位為了減少登錄數(shù)據(jù)的工作量而各取所需的做法，從而使核算方法規(guī)范一致。會計循環(huán)程序是將經(jīng)濟業(yè)務(wù)通過會計憑證記到賬簿，再匯總到會計報表的步驟。在手工條件下，會計循環(huán)程序有多種形式，其目的在于，不同單位可根據(jù)實際情況，采取那些既能夠及時、準確地提供完整、系統(tǒng)的核算資料，又能提高工作效率的形式。“記賬憑證核算形式循環(huán)程序”是最基本的一種，其總分類賬是直接根據(jù)記賬憑證登記的，能較為詳細地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生情況、賬戶的對應(yīng)關(guān)系和經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈了。電算化一般采取這種形式，雖然其工作量較大。

(5)會計電算化的組織機構(gòu)及對人員的素質(zhì)要求和配備，有其自身的特點。新形勢首先要求會計人員既要掌握會計業(yè)務(wù)知識，又要掌握電子計算機的使用知識；其次，在組織機構(gòu)系統(tǒng)中是以會計事務(wù)的不同性質(zhì)來劃分和設(shè)置會計崗位，如工資、成本、材料、固定資產(chǎn)、銷售等；在電算化系統(tǒng)，所有會計事務(wù)均由計算機程序?qū)崿F(xiàn)，人員組織一般按照會計數(shù)據(jù)的不同形式或機器處理數(shù)據(jù)的不同階段來劃分，如憑證編制、數(shù)據(jù)錄入、審核記賬、數(shù)據(jù)輸出、系統(tǒng)維護等，當會計電算化達到第二、第三層次時，還應(yīng)將財務(wù)分析、決策計劃納入會計組織機構(gòu)。