在對賬前,財務(wù)部門會計對供應(yīng)商提供的對賬資料應(yīng)進(jìn)行初步審核,不滿足條件的對賬資料應(yīng)要求供應(yīng)商補(bǔ)充完善。首先審核對賬手續(xù),是否經(jīng)過有權(quán)人士的簽批,其次審核如下內(nèi)容:
  1.對于只提供余額無明細(xì)賬目的對賬資料,不予對賬。
  供應(yīng)商必須提供最后一次對賬以來的全部賬目資料;以前從未進(jìn)行過對賬的,必須提供自雙方開始業(yè)務(wù)往來以后的所有賬目資料。對于對方因財務(wù)決算審計發(fā)函要求核對賬面余額的,同樣應(yīng)按照上述原則辦理。
  2.對于供應(yīng)商直接依據(jù)其銷售部門往來資料而非財務(wù)部門賬目提供對賬資料的,不予對賬。
  雙方核對的賬目主要應(yīng)是財務(wù)賬目,供應(yīng)商銷售部門賬目可能與其財務(wù)部門賬目不符,對賬基數(shù)存在問題,會給以后的雙方清算帶來不必要的麻煩,因為最后清算以雙方財務(wù)賬目為準(zhǔn)。
  3.對于多年無業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商前來對賬,即使經(jīng)過企業(yè)有權(quán)人士簽批,供應(yīng)商的對賬資料也必須加蓋供應(yīng)商公章(或財務(wù)專用章),或者提供加蓋公章的介紹信,否則不予對賬。
  因為多年無業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商,我們不太了解其近年來的情況,可能原有企業(yè)已解體、改制,現(xiàn)在對賬及以后催款都可能系個人行為,并不代表原企業(yè),可能對賬人并不具有索償權(quán)利。
  4.對于對賬手續(xù)和賬目資料齊全的供應(yīng)商,應(yīng)及時對賬并出具對賬單。
  5.有些供應(yīng)商屬于小企業(yè)或個體工商戶,賬目資料并不齊全,很可能缺失以前年度的賬目資料,這種情況如何處理呢?
  如果今后雙方繼續(xù)合作,那么應(yīng)就現(xiàn)有資料出具“有保留意見的對賬單”,至少對賬目齊全的年度不拖拉造成歷史遺留問題。什么是“有保留意見的對賬單” 呢?就是在對賬單上加一個說明段,說明雙方對賬由于供應(yīng)商提供賬目不全的原因,只就某年某月以來的賬目資料進(jìn)行對賬,以前年度的賬目并未核對,暫時以某余額為準(zhǔn)出具對賬單,采購企業(yè)保留根據(jù)證據(jù)進(jìn)一步調(diào)整賬目的權(quán)利。
  如果供應(yīng)商賬目不全而雙方余額又不符的,這時供應(yīng)商通常會同意暫時以雙方較小的余額為準(zhǔn)出具對賬單,如果采購企業(yè)余額較小,就不必調(diào)整應(yīng)付賬款賬面余額;如果供應(yīng)商余額較小,采購企業(yè)就要調(diào)低應(yīng)付賬款賬面余額,憑對賬單確認(rèn)(債務(wù)重組)收益,這時必須由供應(yīng)商在對賬單上簽字并同時加蓋公章。
  6.對于發(fā)票丟失又無法確認(rèn)是采購企業(yè)責(zé)任的,采購企業(yè)不能在對賬單上確認(rèn)該項債務(wù),應(yīng)要求供應(yīng)商調(diào)減該債權(quán)。
  7.采購企業(yè)財務(wù)部門如果采用手工賬記賬的,最難查找的就是串戶錯誤。對方入賬,我方賬面上沒有入賬,很可能是下錯戶,但是從手工賬上查串戶,非常困難,而使用財務(wù)軟件的,在財務(wù)軟件上查找串戶就非常容易,主要是查有無該金額的發(fā)生額。
  8.為方便對賬,應(yīng)要求供應(yīng)商下次對賬時攜帶本次的對賬單或其復(fù)印件。
  調(diào)整賬目
  1.對賬后必須及時調(diào)整賬目。如果對賬形成的未達(dá)賬項在對賬單上長期掛賬,以后再想調(diào)賬還需要重新核實,否則會不知道如何進(jìn)行賬務(wù)處理;另外,不調(diào)整賬目會影響企業(yè)應(yīng)付賬款的真實余額。
  調(diào)整賬目需要供應(yīng)商提供復(fù)印件的,應(yīng)要求供應(yīng)商配合;對于金額較小的未達(dá)賬項,可以簡化處理,憑對賬單和企業(yè)自制說明作為記賬憑證附件進(jìn)行賬務(wù)處理。
  2.需要供應(yīng)商調(diào)賬的,采購企業(yè)還要督促、協(xié)助供應(yīng)商及時調(diào)賬。因為如果供應(yīng)商不及時調(diào)賬,也會影響其應(yīng)收債權(quán)的真實余額。
  保管對賬單
  1.每年根據(jù)對賬次序?qū)~單裝訂成冊,供應(yīng)商提供的對賬資料作為對賬單的附件與對賬單一并裝訂保存,前面要加上對賬清單目錄(包括供應(yīng)商所屬地區(qū)、供應(yīng)商名稱、對賬日期等信息)并注明對賬單所屬年度、裝訂會計姓名;裝訂成冊的對賬單應(yīng)按照會計檔案的保管規(guī)定進(jìn)行管理。
  2.應(yīng)付賬款會計崗位發(fā)生變動時,其手頭的對賬單也要做好移交工作,在會計崗位移交清單上應(yīng)特別注明。
     
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