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《會(huì)計(jì)法》第二十三條規(guī)定：“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部門制定。”這就是會(huì)計(jì)檔案管理的法律規(guī)定。
?。ㄒ唬?huì)計(jì)檔案的概念
會(huì)計(jì)檔案是指記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料。
?。ǘ?huì)計(jì)檔案的管理
會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性和政策性都很強(qiáng)的工作，《會(huì)計(jì)法》授權(quán)國(guó)務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有在部門制定會(huì)計(jì)檔案的保管期限、銷毀辦法等管理規(guī)定。1998年，財(cái)政部和國(guó)家檔案局在總結(jié)會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和會(huì)計(jì)改革要求修訂了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀，以及單位變更后的會(huì)計(jì)檔案管理等作出了更加明確的規(guī)定。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定：
1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)妥善保管。
會(huì)計(jì)檔案由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷歸檔，并保管一年，期滿后移交會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)。沒有專門檔案管理機(jī)構(gòu)的單位應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)指定專人繼續(xù)保管單位的會(huì)計(jì)檔案不得外借，遇特殊情況，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可以提供查詢、或復(fù)制原件。
2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)分期保管。
分為永久和定期兩類，定期保管分為3、5、10、15、25年。
口訣：一頭二尾，三個(gè)五年（固定資產(chǎn)卡片賬報(bào)廢清理、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單），三個(gè)永久（年度財(cái)務(wù)報(bào)告包括文字分析、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)），其他都是15年。
3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按規(guī)定程序銷毀。
應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造銷毀清冊(cè)，報(bào)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷；
對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)解決時(shí)為止；
正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。
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