【會計核算工具】
會計核算工具不同:由手工算盤核算發(fā)展到計算機核算。
會計信息載體不同:在手工會計環(huán)境下,企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生均記錄于紙張之上,并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬薄和會計報表。紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會計人員所熟悉的會計證據(jù)原件,這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,則容易辨別出修改的線索和痕跡,這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個基本特征。但是,電算化系統(tǒng)下原來紙質(zhì)的會計數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上,是肉眼不可見的,很容易被刪除或篡改,由于在技術上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務記錄的“原件”。另外,電磁介質(zhì)易受損壞,所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此,在計算機中如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠,防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。
記賬規(guī)則不完全相同:手工會計核算中賬簿記錄的錯誤要用劃線更正法或紅字更正法進行更正,帳頁中的空行、空頁要用紅線劃銷等。而會計核算軟件中,可以不存在紙質(zhì)賬簿,一切數(shù)據(jù)均以文件形式存在機器內(nèi)部,登帳只是一個沿用的舊名詞,而且文件也并不一定按日記賬、總賬、明細賬分別設置,有些系統(tǒng)甚至只設置一個憑證文件,根本就不存在機內(nèi)日記賬、總賬和明細賬,各種財務信息可直接從憑證文件中導出,劃線更正法或紅字更正法根本就不存在,取而代之的是負號更正法。實際上只要憑證輸入正確,機器處理是準確無誤的,即使由于憑證數(shù)據(jù)有錯或變更,導致機內(nèi)帳的結果有錯,也不能直接進行修改而只能通過記賬憑證去更正。
賬務處理流程類型存在差別:手工會計核算時常用的賬務處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等,對業(yè)務數(shù)據(jù)采用了分散收集、分散處理、重復登記的操作方法,通過多人員、多環(huán)節(jié)進行內(nèi)部牽制和相互核對,目的是為了簡化會計核算的手續(xù),以減少舞弊和差錯。而會計核算軟件常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式,在一個計算機會計系統(tǒng)中,通常只采用其中一種核算形式,即對數(shù)據(jù)進行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。
內(nèi)部控制方式不同:原手工操作下一些內(nèi)部控制措施在電算化后沒有存在的必要性。科目匯總表、憑證匯總表,如編制、試算平衡的檢查、總賬和明細賬的核對;原手工操作下一些內(nèi)部控制措施在電算化后轉移到計算機內(nèi)了,如憑證借貸平衡校驗、余額發(fā)生額平衡檢查。由此可見,會計電算化除了人這個執(zhí)行控制的主體外,許多內(nèi)容控制方法主要通過會計軟件來實現(xiàn)。因此,計算機系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一人工控制轉為人工控制和程序控制。由于電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結合的特點,電算化系統(tǒng)許多應用程序中包含了內(nèi)部控制功能,這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應用程序,如程序發(fā)生差錯或不起作用,由于人們的依賴性以及程序運動的重復性,使得失效控制長期不被發(fā)現(xiàn),從而使系統(tǒng)“在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性較大”。