會(huì)計(jì)從業(yè)
　　第四節(jié)計(jì)算機(jī)替代手工記賬的要求
　　財(cái)政部在印發(fā)《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》的通知中指出：“替代手工記賬是會(huì)計(jì)電算化的階段性目標(biāo)，各地區(qū)、各部門要對(duì)這一工作加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，制定替代手工記賬的管理辦法，保證這一過(guò)程的順利實(shí)施”。
 
　　一、替代手工記賬的任務(wù)和條件
　　(一)替代手工記賬是會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)之一
　　從廣義上講，替代手工記賬(俗稱甩賬)是指將各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，采用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備和會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理(計(jì)算、分類、匯總、轉(zhuǎn)存等)，生成會(huì)計(jì)信息并存儲(chǔ)在磁性或光盤等介質(zhì)上，根據(jù)需要輸出各種會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，即采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、算賬、報(bào)賬這一過(guò)程。替代手工賬是會(huì)計(jì)核算電算化首先要達(dá)到的目標(biāo)，主要完成設(shè)置會(huì)計(jì)科目、填制會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬簿、進(jìn)行成本計(jì)算、編制會(huì)計(jì)報(bào)表等方面的會(huì)計(jì)核算任務(wù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理電子化。
　　替代手工賬包括兩個(gè)概念，即部分會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)采用計(jì)算機(jī)替代手工記賬和全面會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)采用計(jì)算機(jī)替代手工記賬。目前，大多數(shù)單位還不可能全面實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算電算化，只能部分替代手工賬，一般包括工資、賬務(wù)處理、往來(lái)核算和會(huì)計(jì)報(bào)表等內(nèi)容。
　　替代手工賬這一過(guò)程的實(shí)現(xiàn)不僅是記賬、算賬、報(bào)賬處理方式的改變，更主要的是提高了會(huì)計(jì)信息的及時(shí)|生、準(zhǔn)確性和完整性，從而為會(huì)計(jì)信息的充分利用打下基礎(chǔ)。
　　從狹義上講，替代手工記賬是指從手工會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式向計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式的過(guò)渡階段，即脫離手工會(huì)計(jì)核算工作的過(guò)程。因此，替代手工賬只是會(huì)計(jì)核算電算化工作的“初級(jí)階段”，是一個(gè)單位會(huì)計(jì)電算化工作的“起點(diǎn)”。其主要任務(wù)是完成數(shù)據(jù)整理、初始化、計(jì)算機(jī)與手工并行和甩賬驗(yàn)收等工作。由于會(huì)計(jì)電算化“初級(jí)階段”的工作較多，本節(jié)主要從狹義上闡述替代手工記賬的有關(guān)問題，包括脫離手工會(huì)計(jì)核算工作的過(guò)程和在這一工作中經(jīng)常遇到的一些問題及其解決辦法。
 
　　(二)替代手工記賬的基本條件
　　為保證會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量，《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》和《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》都對(duì)計(jì)算機(jī)替代手工記賬提出了應(yīng)當(dāng)具備的一個(gè)前提和三項(xiàng)基本條件，企事業(yè)單位在系統(tǒng)正式運(yùn)行之前應(yīng)該認(rèn)真檢查自己是否滿足這些條件。其中，一個(gè)大前提是計(jì)算機(jī)與手工會(huì)計(jì)核算應(yīng)該并行三個(gè)月以上，計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運(yùn)行也安全可靠；其次，要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。三項(xiàng)基本條件如下。
　　1．配有適用的會(huì)計(jì)核算軟件和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備
　　會(huì)計(jì)核算軟件取得方式有商品化通用會(huì)計(jì)核算軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)核算軟件、通用會(huì)計(jì)核算軟件與定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)核算軟件相結(jié)合。各單位可根據(jù)實(shí)際情況選擇，并且可以先運(yùn)行賬務(wù)處理模塊，并考慮今后與其他子系統(tǒng)的銜接。設(shè)備配置既要講究成本效益原則，又要有一定的超前意識(shí)，滿足會(huì)計(jì)核算的需要。其中，大型企事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)電算化工作應(yīng)有總體規(guī)劃，并分步實(shí)施。
 
　　2．配備相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員
　　建立起與會(huì)計(jì)電算化工作需要相適應(yīng)的人員隊(duì)伍，要求上機(jī)操作人員具備會(huì)計(jì)電算化初級(jí)以上的專業(yè)知識(shí)和操作技能，并取得財(cái)政部門核發(fā)的電算化培訓(xùn)合格證書。
　　目前，開展會(huì)計(jì)電算化崗位培訓(xùn)主要有三種形式：
　　(1)財(cái)政部組織開展的會(huì)計(jì)人員后續(xù)教育，其中包括會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)。初級(jí)培訓(xùn)主要學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)硬件和軟件基礎(chǔ)知識(shí)，掌握文字、報(bào)表處理的一般方法，以及通用會(huì)計(jì)核算軟件的使用方法。
　　(2)軟件公司提供的針對(duì)購(gòu)買的會(huì)計(jì)核算軟件的培訓(xùn)。凡購(gòu)買商品化會(huì)計(jì)核算軟件的單位，軟件公司一般會(huì)進(jìn)行軟件使用培訓(xùn)。這類培訓(xùn)的針對(duì)性較強(qiáng)，主要側(cè)重于會(huì)計(jì)核算軟件的基本操作。
　　(3)單位根據(jù)開展會(huì)計(jì)電算化工作的需要，自行組織會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)。通過(guò)統(tǒng)一組織培訓(xùn)來(lái)解決會(huì)計(jì)電算化實(shí)施中存在的關(guān)鍵問題，特別是多部門協(xié)作時(shí)出現(xiàn)的較為復(fù)雜的問題。這種培訓(xùn)可以彌補(bǔ)前兩種培訓(xùn)的不足之處，有針對(duì)性地結(jié)合電算化崗位職責(zé)進(jìn)行。
 
　　3．建立健全嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度
　　會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理是指對(duì)已建立的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行全面管理，保證系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行，它是保證單位會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)電算化工作有序進(jìn)行的重要措施。在準(zhǔn)備替代手工記賬前，要針對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的特點(diǎn)，對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部管理制度主要包括崗位責(zé)任制、日常操作管理制度、計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)的維護(hù)管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度以及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。
 
　　二、如何替代手工賬
　　替代手工賬的過(guò)程是會(huì)計(jì)工作從手工核算向電算化核算的過(guò)渡階段，是會(huì)計(jì)電算化工作中非常重要的階段。在具體實(shí)施之前，單位要作出總體實(shí)施方案，包括整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確定會(huì)計(jì)核算方法和數(shù)據(jù)處理過(guò)程，建立會(huì)計(jì)科目編碼體系，設(shè)置各種會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的格式和項(xiàng)目，會(huì)計(jì)核算軟件的初始化，以及在試運(yùn)行階段人工與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析等工作。
　　(一)整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
　　按規(guī)范要求做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入前的準(zhǔn)備，這是一項(xiàng)非常重要的工作。只有當(dāng)所有最原始的數(shù)據(jù)都正確的時(shí)候，我們才能保證將來(lái)結(jié)果的準(zhǔn)確性。這些前期準(zhǔn)備工作包括整理各項(xiàng)基礎(chǔ)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、清理往來(lái)賬戶和銀行賬戶等；必要時(shí)，還應(yīng)與單位其他部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，在存貨管理、銷售、采購(gòu)管理等方面取得有關(guān)部門的配合。
　　(1)重新核對(duì)各項(xiàng)憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符。在將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)移人計(jì)算機(jī)之前，需對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)按會(huì)計(jì)核算軟件的要求進(jìn)行整理和分類。
　　(2)整理各賬戶余額。如果是在年初建賬，只需整理各賬戶的期初余額；如果是在年中某月建賬，須整理出以前各月各賬戶的發(fā)生額。
　　(3)清理往來(lái)賬戶和銀行賬戶。由于會(huì)計(jì)核算軟件所提供的對(duì)往來(lái)賬戶的管理方式與手工方式有所不同，在把往來(lái)賬移到計(jì)算機(jī)內(nèi)之前，必須預(yù)先確定往來(lái)賬的管理方式，并選擇相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算軟件。目前，我國(guó)的往來(lái)賬存在大量呆賬、壞賬，所以，應(yīng)當(dāng)在將其移入計(jì)算機(jī)之前，按會(huì)計(jì)制度要求及時(shí)處理和沖銷。同樣，銀行賬一般均有未達(dá)賬項(xiàng)，在采用電算化方式之前，應(yīng)及時(shí)核對(duì)銀行賬，對(duì)于沒及時(shí)核銷的未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)清理，以保障采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)初始金額的正確性。
 
　　(二)建立會(huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼
　　會(huì)計(jì)賬戶體系是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，整個(gè)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)都是以會(huì)計(jì)賬戶體系為基礎(chǔ)建立的。建立會(huì)計(jì)賬戶體系從一級(jí)會(huì)計(jì)科目開始，逐級(jí)向下設(shè)置明細(xì)科目。設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)應(yīng)遵循以下原則：
　　(1)符合財(cái)政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。
　　(2)滿足本單位會(huì)計(jì)核算與管理的要求。
　　(3)滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的要求，凡是報(bào)表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取數(shù)，
　　必須設(shè)立相應(yīng)的科目。
　　(4)要保持體系完整，不能只有下級(jí)科目而沒有上級(jí)科目。
　　(5)要保持科目的相對(duì)穩(wěn)定性。
　　(6)要考慮與子系統(tǒng)的銜接。凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時(shí)應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。
　　為便于反映會(huì)計(jì)科目間的上下級(jí)關(guān)系，便于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別和處理，減少輸入工作量、提高輸入速度，促進(jìn)會(huì)計(jì)核算的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，需對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行編碼。會(huì)計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)的合理與否，直接關(guān)系到系統(tǒng)運(yùn)行的可靠性，要選擇與現(xiàn)有管理水平和需要相適應(yīng)的編碼系統(tǒng)。
　　編碼時(shí)，一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼按財(cái)政部規(guī)定(三位編碼，新會(huì)計(jì)制度規(guī)定為四位編碼)的編碼方案執(zhí)行；明細(xì)科目編碼按照單位核算需要根據(jù)具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下，會(huì)計(jì)科目編碼采用科目全編碼方案，即“本級(jí)科目全編碼=上一級(jí)科目全編碼+本級(jí)科目編碼”。
　
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