第三章 會計電算化基本要求

第五節(jié) 會計電算化檔案管理的基本要求

　　計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的要求；如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　一、電算化會計檔案管理概述

　　電算化會計檔案包括以磁性介質(zhì)存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印輸出的書面形式的會計數(shù)據(jù)，還有會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行過程中編制的各種文檔程序和其他會計資料。

　　存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)，其保存期限應(yīng)與《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會計數(shù)據(jù)（書面形式的會計財簿、報表）相一致。

　　會計軟件及相關(guān)文檔資料，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。

　　二、記賬憑證的生成與管理

　　計算機替代手工記賬后，記賬憑證的生成有兩種方式：

　　1.將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入員、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名和蓋章。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

　　2.手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證均可。

　　計算機與手工并行工作期間，可用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。

　　此外，在保證記賬憑證清晰的前提下，計算機打印輸出憑證中的表格線可適當(dāng)減少。

　　三、會計賬簿、報表的生成與管理

　　計算機替代手工記賬后，財政部對會計賬簿和會計報表的書面打印有明文規(guī)定，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但財政部的規(guī)定同時考慮到計算機打印的特殊情況，在會計資料生成方面作了一些靈活規(guī)定，包括：

　　1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法；如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。

　　2.一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打??；發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。

　　3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

　　4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。

　　5.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

　　6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。

　　7.各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求，負責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿后，原則上應(yīng)由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。

　　8.各單位保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得外借。

　　9.各單位對會計檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

　　四、電算化會計檔案的基本要求

　　1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作，重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在兩個不同的地點，最好放在兩個不同的建筑物內(nèi)。

　　2.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的，要定期進行檢查，定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計資料丟失。一般來說，軟盤的存放環(huán)境，溫度4oC-50oC，相對濕度8％-83％，磁場強度50奧斯特。

　　3.嚴格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

　　4.各種會計資料，包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設(shè)備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)單位[*{a}*]同意，不得外借和拿出單位。

　　5.經(jīng)[*{a}*]同意借閱的會計資料，應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認真檢查病毒，防止感染病毒。

　　6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。

　　7.存有會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說來，為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進行保存，直至其中的會計信息完全過時為止。

　　8.對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上錄入人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)具備出納人員簽名和蓋章等。

　　9.對違反會計檔案管理制度的人員，應(yīng)該進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的，應(yīng)報告本單位[*{a}*]或財政、審計機關(guān)嚴肅處理。會計檔案應(yīng)該由專人負責(zé)。
 

 

 

關(guān)注會計從業(yè)微信，咨詢考試報名時間、免費獲取考試題庫

　　高頓網(wǎng)校特別提醒：已經(jīng)報名2014年會計從業(yè)資格考試的考生可按照復(fù)習(xí)計劃有效進行！另外，高頓網(wǎng)校2014年會計從業(yè)資格考試輔導(dǎo)高清課程、免費題庫已經(jīng)開通，通過針對性地講解、訓(xùn)練、答疑、?？?，對學(xué)習(xí)過程進行全程跟蹤、分析、指導(dǎo)，可以幫助考生全面提升備考效果。

　　免費題庫：2014年會計從業(yè)資格考試統(tǒng)一題庫
　　報考指南：2014年會計從業(yè)報名時間匯總
　　考前沖刺：會計從業(yè)新政策解讀課程+預(yù)測押題
　　高清網(wǎng)課：會計從業(yè)考試網(wǎng)絡(luò)課程試聽入口