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第三章 會計電算化基本要求
第二節(jié) 會計核算軟件的基本要求
二、會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求
數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會計核算軟件處理結(jié)果的準確性。在所有計算機會計數(shù)據(jù)的輸入環(huán)節(jié)中，我們經(jīng)常用“垃圾進，垃圾出”來說明數(shù)據(jù)輸入對會計核算軟件的應(yīng)用所具有的舉足輕重的作用。
?。ㄒ唬嫼怂丬浖臄?shù)據(jù)輸入形式
會計核算軟件的會計數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導入或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。此外，會計軟件某個功能模塊中所需的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要從另一功能模塊中取得，也可以根據(jù)其他功能模塊中的數(shù)據(jù)生成。
?。ǘΤ跏紨?shù)據(jù)輸入的基本要求
在會計賬套正式啟用之前，會計核算軟件必須進行初始化設(shè)置。會計核算軟件必須具備以下初始功能：
1.輸入會計核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料，包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標等。
2.輸入需要在本期進行對賬的未達賬項。
3.選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內(nèi)應(yīng)當有相應(yīng)的記錄。
4.定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等。
5.明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等。
6.必須提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進行正確性校驗。
7.會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。
?。ㄈτ涃~憑證輸入的基本要求
1.會計核算軟件必須提供輸入記賬憑證的功能，輸入內(nèi)容包括：填制憑證日期、憑證編號、業(yè)務(wù)摘要、會計科目名稱或編號、金額、附件張數(shù)等。
2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟件自動產(chǎn)生。會計核算軟件應(yīng)當對記賬憑證編號的連續(xù)性進行控制。
?。ㄋ模τ涃~憑證的控制功能要求
會計核算軟件應(yīng)當提供以下控制功能，確保記賬憑證的編制和處理符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定：
1.正在輸入的記賬憑證編號是否與輸入的機內(nèi)記賬憑證編號重復，如重復，予以提示并拒絕保存。
2.以編號形式輸入會計科目的，自動顯示該編號所對應(yīng)的會計科目名稱。
3.正在輸入的記賬憑證中的會計科目，當借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額時，應(yīng)提示并拒絕保存。
4.正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。
5.正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目時，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。
6.會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證（不包括會計核算軟件自動產(chǎn)生的機內(nèi)記賬憑證）進行修改的功能，在修改過程中，應(yīng)同樣給出與輸入記賬憑證時規(guī)定的各項提示。
7.對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機內(nèi)憑證進行修改。
8.對同一張記賬憑證，應(yīng)分別對審核功能和輸入修改功能的使用權(quán)限進行控制。
9.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當采用紅字憑證沖銷法或者補充登記憑證法進行更正，紅字可用負號“-”表示。
10.采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式的機內(nèi)記賬憑證前，應(yīng)當進行審核確認。
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