第三章會計軟件的應(yīng)用
54．會計軟件的應(yīng)用流程一般包括系統(tǒng)初始化、日常處理和期末處理等環(huán)節(jié)。
55．系統(tǒng)初始化是系統(tǒng)首次使用時，根據(jù)企業(yè)的實際情況進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，并錄入基礎(chǔ)檔案與初始數(shù)據(jù)的過程。
系統(tǒng)初始化是會計軟件運(yùn)行的基礎(chǔ)。它將通用的會計軟件轉(zhuǎn)變?yōu)闈M足特定企業(yè)需要的系統(tǒng)，使手工環(huán)境下的會計核算和數(shù)據(jù)處理工作得以在計算機(jī)環(huán)境下延續(xù)和正常運(yùn)行。
系統(tǒng)初始化在系統(tǒng)初次運(yùn)行時一次性完成，但部分設(shè)置可以在系統(tǒng)使用后進(jìn)行修改。系統(tǒng)初始化將對系統(tǒng)的后續(xù)運(yùn)行產(chǎn)生重要影響，因此系統(tǒng)初始化工作必須完整且盡量滿足企業(yè)的需求。
系統(tǒng)初始化的內(nèi)容包括系統(tǒng)級初始化和模塊級初始化。
模塊級初始化是設(shè)置特定模塊運(yùn)行過程中，所需要的參數(shù)、數(shù)據(jù)和本模塊的基礎(chǔ)信息，以保證模塊按照企業(yè)的要求正常運(yùn)行。
系統(tǒng)級初始化內(nèi)容主要包括：①創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息；②增加操作員并設(shè)置權(quán)限；③設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息。
模塊級初始化內(nèi)容主要包括：①設(shè)置系統(tǒng)控制參數(shù)；②設(shè)置基礎(chǔ)信息；③錄入初始數(shù)據(jù)。
56．日常處理是指在每個會計期間內(nèi)，企業(yè)日常運(yùn)營過程中重復(fù)、頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)處理過程。
日常處理的特點：
(1)日常業(yè)務(wù)頻繁發(fā)生，需要輸入數(shù)據(jù)量大；
(2)日常業(yè)務(wù)在每個會計期間內(nèi)重復(fù)發(fā)生，所涉及金額不盡相同。
57．期末處理是指在每個會計期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)。
期末處理的特點：
(1)有較為固定的處理流程。
(2)業(yè)務(wù)可以由計算機(jī)自動完成。
在會計軟件應(yīng)用的各處環(huán)節(jié)均應(yīng)注意對數(shù)據(jù)的管理。
數(shù)據(jù)備份是指將會計軟件的數(shù)據(jù)輸出保存在其他存儲介質(zhì)上，以備后續(xù)使用。數(shù)據(jù)備份主要包括賬套備份、年度賬備份等。
數(shù)據(jù)還原又稱數(shù)據(jù)恢復(fù)，是指將備份的數(shù)據(jù)使用會計軟件恢復(fù)到計算機(jī)硬盤上。它與數(shù)據(jù)備份是一個相反的過程。數(shù)據(jù)還原主要包括賬套還原、年度賬還原等。
58．賬套是指存放會計核算對象的所有會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件的總稱，賬套中包含的文件有會計科目、記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。建立賬套時需要根據(jù)企業(yè)的具體情況和核算要求設(shè)置相關(guān)信息。賬套信息主要包括賬套號、企業(yè)名稱、企業(yè)性質(zhì)、會計期間、記賬本位幣(即本位幣代碼和本位幣名稱)等。
管理用戶并設(shè)置權(quán)限：
(1)管理用戶。
用戶是指有權(quán)登錄系統(tǒng)，對會計軟件進(jìn)行操作的人員。管理用戶主要是指將合法的用戶增加到系統(tǒng)中，設(shè)置其用戶名和初始密碼或?qū)Σ辉偈褂孟到y(tǒng)的人員進(jìn)行注銷其登錄系統(tǒng)的權(quán)限等
操作。
(2)設(shè)置權(quán)限。
在增加用戶后，一般應(yīng)該根據(jù)用戶在企業(yè)核算工作中所擔(dān)任的職務(wù)、分工來設(shè)置、修改其對各功能模塊的操作權(quán)限。通過設(shè)置權(quán)限，用戶不能進(jìn)行沒有權(quán)限的操作，也不能查看沒有權(quán)限的數(shù)據(jù)。
59．設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息包括設(shè)置編碼方案、基礎(chǔ)檔案、收付結(jié)算信息、憑證類別、外幣和會計科目等。
設(shè)置編碼方案是指設(shè)置具體的編碼規(guī)則，包括編碼級次、各級編碼長度及其含義。其目的在于方便企業(yè)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進(jìn)行分級管理。設(shè)置編碼的對象包括部門、職員、客戶、供應(yīng)商、科目、存貨分類、成本對象、結(jié)算方式和地區(qū)分類等。編碼符號能*10地確定被標(biāo)識的對象。
60．職員檔案資料一旦被使用將不能被刪除。
設(shè)置職員信息一般包括輸入職員編號、姓名、性別、所屬部門、身份證號等，其目的在于方便進(jìn)行個人往來核算和管理等操作。
61．(1)單位類型編碼、供應(yīng)商編碼、客戶編碼必須*10。供應(yīng)商編碼與客戶編碼不能重復(fù)。
(2)單位編碼、單位名稱、單位類型必須輸入，其余可以忽略。
62．設(shè)置憑證類別是指對記賬憑證進(jìn)行分類編制。用戶可以按照企業(yè)的需求選擇或自定義憑證類別。
憑證類別設(shè)置完成后，用戶應(yīng)該設(shè)置憑證類別限制條件和限制科目，兩者組成憑證類別校驗的標(biāo)準(zhǔn)，供系統(tǒng)對錄入的記賬憑證進(jìn)行輸入校驗，以便檢查錄入的憑證信息和選擇的憑證類別是否相符。在會計軟件中，系統(tǒng)通常提供的限制條件包括借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必?zé)o、無限制等。
憑證類別的限制科目是指限制該憑證類別所包含的科目。
在記賬憑證錄入時，如果錄入的記賬憑證不符合用戶設(shè)置的限制條件或限制科目，則系統(tǒng)會提示錯誤，要求修改，直至符合為止。
63．設(shè)置會計科目就是將企業(yè)進(jìn)行會計核算所需要使用的會計科目錄入系統(tǒng)中，并按照企業(yè)核算要求和業(yè)務(wù)要求，對每個科目的核算屬性進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置會計科目是填制會計憑證、記賬、編制報表等各項工作的基礎(chǔ)。
增加會計科目時，應(yīng)遵循先設(shè)置上級會計科目，再設(shè)置下級會計科目的順序。會計科目編碼、會計科目名稱不能為空。增加的會計科目編碼必須遵循會計科目編碼方案。
64．會計科目編碼按照科目編碼規(guī)則進(jìn)行。在對會計科目編碼時，一般應(yīng)遵守以下原則：
(1)*10性。每個編碼必須*10地標(biāo)識某一個科目，不可重復(fù)。
(2)統(tǒng)一性。所有會計科目的編碼標(biāo)準(zhǔn)必須遵守統(tǒng)一的編碼方案。
(3)擴(kuò)展性。編碼既要適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前核算的要求，又要考慮將來業(yè)務(wù)發(fā)展的變化，在設(shè)計編碼時應(yīng)注意保留一些空間，以方便將來科目的增減變動。
65．已經(jīng)使用過的末級會計科目不能再修改科目編碼。
已有數(shù)據(jù)的會計科目，應(yīng)將該科目及其下級科目余額清零后再進(jìn)行修改或刪除。